PENERAPAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN DALAM MEMBANGUN SEKSI EKSTENSIFIKASI PERPAJAKAN YANG SUPER

Fungsi Manajemen (google)

Dalam ilmu manajemen dikenal fungsi-fungsi manajemen. Fungsi-fungsi manajemen ini jika kita terapkan pada suatu organisasi, maka tujuan dari organisasi tersebut akan mudah tercapai. Sehubungan dengan kondisi yang ada di KPP Pratama Bandung Cibeunying, khususnya Seksi Ekstensifikasi Perpajakan. Maka disini penulis akan memberikan gambaran mengenai penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam membangun seksi ekstensifikasi perpajakan agar menjadi seksi yang super. Fungsi-fungsi manajemen tersebut adalah sebagai berikut :

1.    Perencanaan (Planning)

a.    Perencanaan Lokasi

Dilihat dari segi lokasi, seksi ekstens terletak di lantai 3 (tiga). Dari frekuensi jumlah wajib pajak yang datang, seksi ekstens termasuk seksi yang sering didatangi oleh wajib pajak. Dari yang datang itu kebanyakan mengeluh mengenai lokasi yang terlalu jauh di lantai 3 (tiga). Bisa kita bayangkan jika ada wajib pajak yang berencana datang untuk protes atau marah atas surat himbauan dan lokasi seksi ekstens ada di lantai 3 (tiga). Sudah dipastikan wajib pajak akan marah besar. Dari kondisi inilah perkiraan lokasi terbaik seksi ekstens ada di lantai 1 (satu). Mungkin bisa bertukar tempat dengan lokasi di seksi PDI yang frekuensi untuk didatangi wajib pajak lebih rendah. 

b.    Kebutuhan Bahan

Dilihat dari jumlah produksi yang dihasilkan dari seksi ekstens, seksi ekstens dituntut untuk menghasilkan produk dengan cepat. Kondisi pertama yang menuntut agar produksi dilakukan dengan cepat adalah seksi ekstens berhubungan langsung dengan wajib pajak. Misalnya ada wajib pajak yang setelah kita konfirmasi untuk verifikasi lapangan, ternyata ada waktunya hanya hari ini. Otomatis secara kedinasan, petugas ekstens membutuhkan payung hukum berupa surat tugas. Yang tejadi di seksi ekstens adalah ketika suatu saat tinta printer itu habis, persediaan tinta printer ini tidak ada. Yang terjadi adalah petugas ekstens disibukkan dengen menghubungi service centre dari tinta tersebut agar diisi ulang. Proses isi ulang tersebut juga tidak saat itu juga selalu dipenuhi. Bisa besok atau lusa baru tersedia tinta baru. Atas kejadian tersebut, maka seharusnya seksi ekstens tidak disibukkan dengan kegiatan tersebut, lebih tepatnya kegiatan tersebut dilakukan oleh bagian umum. Bagian umum harus dapat memprediksi kebutuhan ATK per seksi per bulan atau per periode, sehingga tidak mengganggu aktivitas seksi lain dalam melakukan tugasnya.

c.    Perencanaan Fasilitas

Fasilitas yang tersedia di seksi ekstens cukup memadai. Setiap pelaksana sudah disediakan dengan seperangkat komputer, meja, printer dan jaringan yang sudah siap. Akan tetapi, yang terjadi di seksi ekstens adalah sering terjadinya serangan virus yang menyebabkan file-file di komputer itu rusak. Alhasil pekerjaan pun akan terganggu.

Atas kejadian ini seharusnya dari Kantor Pusat sudah menyediakan fasilitas yang benar-benar siap pakai. Hal ini dikarenakan setiap adanya pengadaan komputer, selalu tidak disertai dengan antivirus. Sehingga para pegawai disibukkan dengan menginstall antivirus bajakan dan update antivirus tersebut. Untuk meng-update antivirus tersebut diperlukan koneksi internet, sedangkan koneksi internet ini tidak terdapat di setiap unit komputer. Untuk level institusi pemerintah sebesar Direktorat Jenderal Pajak, seharusnya sudah ada perjanjian kerjasama dengan developer antivirus resmi untuk jangka waktu tertentu guna menunjang efektivitas pekerjaan.

Selain itu di ruang wajib pajak tidak terdapat poster atau banner tentang pajak (khususnya tentang kegiatan ekstensifikasi), bunga untuk penghias ruangan, cermin serta kursi yang tidak nyaman untuk diduduki wajib pajak.

d.    Perencanaan Tata Letak

Seksi ekstens untuk tahun 2014, terdapat program baru yaitu triple one. Dimana dalam kegiatan tersebut diperlukan suatu rungan yang tidak terganggu oleh aktivitas di sekitarnya. Sehingga perlu dibuat ruangan khusus yang tidak tidak terganggu (suara berisik) dari aktivitas di sekitarnya.

Selain itu, ruang untuk wajib  pajak juga belum disiapkan dengan baik. Seharusnya ruangan wajib pajak itu terpisah oleh sekat atau pembatas tertentu. Hal ini dimaksudkan agar tidak ada wajib pajak yang dengan leluasa masuk ke ruangan kerja pegawai.

2.    Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian di seksi ekstens sudah bagus. Selama penulis bekerja di seksi ekstens, baru periode kali ini (Kepala Seksi Casmana Disastra) dilakukan pembagian divisi. Hal ini ditujukan agar tujuan dapat tercapai dengan cepat dengan membaginya ke masing-masing pelaksanya yang ada. Dalam mencapai tujuan seksi ekstens yaitu IKU, maka dari pelaksana-pelaksana ekstens dibagi-bagi tugasnya sesuai dengan kemampuannya masing-masing. Ada yang lebih sering di ruangan dan ada pula yang sering di luar lapangan. Setiap kegiatan tersebut mempunyai andil besar terhadap tercapainya IKU ekstens. Karena tidak mungkin seluruh pegawai ekstens di lapangan atau di ruangan semua.

3.    Pengarahan (Actuating)

Pengarahan yang dilakukan oleh Bapak Casmana Disastra selaku Kepala Seksi Ekstens dilakukan secara terus menerus. Dalam melakukan pengarahan, disini kepala seksi juga sering meminta feedback atas arahan yang sudah diberikan. Dalam ilmu manajemen, feedback ini penting untuk mengetahui apakah arahan yang sudah diberikan kepada para pelaksananya sudah disampaikan dengan baik, tepat sasaran dan dapat diterapkan dengan baik. Sehingga dari feedback ini, seorang kepala seksi dapat mengambil keputusan yang dianggap penting guna membangun tim ekstens yang lebih solid.

4.    Pengawasan (Controlling)

Penerapan fungsi ini seharusnya dilakukan tidak hanya pada saat  proses kegiatan itu dimulai, namun jauh sebelum proses kegiatan tersebut dilakukan, pengawasan sudah harus dilakukan seperti saat pemilihan pelaksana eksten. Yang terjadi adalah pada saat ada mutasi pelaksana, seksi ekstens selalu diberikan sisa-sisa. Padahal pelaksana seksi ekstens dituntut untuk selalu aktif bekerja, kreatif dan penuh inovasi dalam melakukan kegiatannya baik itu di dalam ruangan ataupun di luar ruangan. Dari awal pengawasan yang baik ini, tujuan seksi ekstens untuk tercapainya IKU dapat dicapai dengan lebih baik.

Selain itu dalam proses kegiatan sampai dengan akhir kegiatan, seharusnya dilakukan evaluasi yang menyeluruh agar dari evaluasi ini dapat menjadi perbaikan terus menerus untuk seksi ekstens agar menjadi seksi ekstens yang super.

About Catatan Ekstens

Catatan Ekstens adalah blog pajak yang menjadi media kami dalam memperbarui pengetahuan perpajakan. Anggap saja setiap postingan pada blog ini sebagai catatan kami. Selengkapnya bisa cek "About" di bagian atas blog ini.